社内制度が使われない理由とは？浸透させる方法

“立派な制度一覧”が埋もれないために、伝え方と空気を整え直す方法

社内制度が利用されない一番の理由は、「制度の中身」よりも「“自分ごと”としてイメージできないまま、リスクや面倒くささの方が勝っているから」です。制度を活用してもらうには、“使うと何がどれくらい良くなるか”を具体的に見せること・使うまでのハードルを物理的・心理的に下げること・「使っても大丈夫」という空気をマネジメント側から保証すること、この3つを外さない設計が必要になります。

【この記事のポイント】

要点1｜「立派なスライドの裏」で、申請画面を開いた人はごく一部

正直なところ、「休暇制度や両立支援、自己啓発の補助など、いろいろ整えたのに、“結局ほとんど使われていない”」というため息は、どの規模の会社でも聞こえてきます。「制度一覧のスライドは立派なのに、実際に申請画面を開いたことがある人は、社内で一部だけ」という状態。

要点2｜“知らない・複雑・空気が悪い”という3つの見えないハードル

実は、社内制度が使われない背景には、制度の存在や条件を知らない・手続きやルールが複雑で怖い・使うと評価や人間関係が悪くなりそう、という“3つの見えないハードル”があります。制度の内容そのものより、“イメージと空気”の設計の方が結果を左右しやすい。

要点3｜“制度を増やす”より“今ある制度の使いやすさ”を上げる

失敗しないためには、「制度を増やす」よりも、「今ある制度の“使いやすさと安心感”を上げる」方が先です。具体的には、ターゲット別の伝え方・ワンクリック・ワンシートで分かる導線・上司が背中を押す運用ルール、ここから整えるのが現実的です。

この記事の結論

結論1｜“制度の設計”より“伝え方・使い方・空気”が問題の本質

一言で言うと「社内制度が利用されない原因は、“制度の設計”より“伝え方・使い方・職場の空気”が整っていないこと」です。

結論2｜“棚に並べる”のではなく、ストーリーに沿って情報・導線・声かけを設計する

最も重要なのは、制度を“棚に並べる”のではなく、「どんな人が」「どんな場面で」「どんな気持ちで」使うのかを具体的に描き、そのストーリーに沿って情報・導線・上司の声かけをデザインし直すことです。

結論3｜既存制度を3つに絞り、3点セットで“実験的にてこ入れ”する

失敗しないためには、「闇雲に新制度をつくる」のではなく、「利用率を上げたい既存制度を3つに絞り、周知・手続き簡素化・上司の関わり方」の3点セットで“実験的にてこ入れする”進め方が効果的です。

なぜ社内制度が「宝の持ち腐れ」になるのか

原因1｜制度の存在は知っていても、“自分に関係ある”と思えていない

総務や人事が苦心してつくった社内制度。 イントラには、きれいな制度一覧ページ。 朝礼や全体会議で、一度は説明済み。

それでも、現場のメンバーの行動をのぞいてみると——。

• ふとした休憩時間、スマホで「有給　取りづらい　会社」と検索している

• 育児や介護の事情が出てきたメンバーが、夜中に「時短勤務　転職」と小さく打ち込む

• 社内制度ページを開いたものの、条件や申請手続きの説明文を2〜3行読んだところで、ため息とともにブラウザを閉じる

正直なところ、「制度があるかどうか」は知っている人も多いんです。 問題は、心の中でこんな声が生まれていること。

「自分が使っていいものなのか、よく分からない。」 「使ったときに、周りにどう思われるんだろう。」

私が以前、ある会社の福利厚生制度の利用状況を見たときもそうでした。

• 書類上は魅力的な制度がずらり

• 利用率は、対象者の1〜2割程度で頭打ち

制度説明の資料を読むと、

• 条件が細かく、

• 対象者の例がなく、

• 「どんな人が、どんなシーンで使うといいか」のイメージが湧かない

これでは、検索窓で「他社　制度　例」と調べた方が早く感じてしまいます。制度を“知識”として知っているだけでは、人は動きません。「自分のことだ」と感じる瞬間がないと、制度は申請画面の向こう側にとどまり続けます。

【よくある失敗】

• 「福利厚生一覧」のように、羅列で情報を出して終わり

• 「全社員向けの説明」だけで、ライフステージ別・職種別の具体例がない

【ここを変える】

• 「人物像×シーン」で制度を紹介する

  • 例：

    • 「3歳以下の子どもがいるフルタイム社員Aさんの場合」

    • 「親の通院の付き添いが必要になったBさんの場合」

• 「この制度は、こんな人に“特におすすめ”」という一文を必ず添える

• 制度説明には、必ず一人称の声を入れて温度感を伝える

原因2｜利用手続きやルールが複雑で、「申請画面を開く前」に心が折れる

よくあるのが、こんな流れです。

• 制度ページの説明文を読む

• 「詳しくは勤務規程第◯条を参照」と書いてある

• PDFリンクを開くと、30ページ以上の規程集

• 「申請は上長の承認を経て、◯◯システムから…」と書いてあるが、どのシステムを指しているのか分からない

画面を3つ開いたあたりで、肩がすこし重くなり、

「今日はいいか…」

とタブをすべて閉じてしまう。

実は、人の行動は「1クリックの差」で激変します。

私が実際に制度導線を見直した会社で、

• 申請フォームにたどり着くまでのステップを「6クリック→2クリック」に減らした

• 説明文をA4一枚の「シンプルなガイド」に差し替えた

ところ、利用率が前年の約1.5〜2倍まで伸びました（絶対数はまだ小さいのですが、変化は明確でした）。導線の負担を減らすことは、本人にとっての“最後の一押し”になります。

【よくある失敗】

• 法務的な正確さを優先するあまり、現場目線での「使い方ガイド」がない

• どの制度も同じトーンで長文説明になっている

【ここを変える】

• 各制度に、「30秒で分かる使い方」を別途つくる

  • 「対象者」「よくある利用シーン」「申請の流れ（3ステップまで）」

• 申請導線は、「イントラTOP → 制度ページ → 申請フォーム」の3クリック以内を目標にする

• スマホからでも完結できる導線を意識する

原因3｜「使うと損するかも」という空気が、静かに制度を殺している

制度の内容も魅力的。 使い方も分かりやすい。

それでも利用が伸びない理由の一つが、「空気」です。

• 有給を申請するとき、上司の顔色をちらっと見る

• 育児短時間勤務を相談したあと、「じゃあこの案件は別の人に回そうか」と、静かにチャンスから外れたように感じる

• 自己啓発補助制度を使って外部研修に参加したあと、「その分、普段の残業で返してる感」がどこかに残る

よくあるのが、上司の何気ない一言。

「もちろん制度は使っていいよ。でも、忙しい時期だから、タイミングは考えてな。」

悪気はありません。 現場も大変。 ただ、その一言で部下の心に、「制度は使えるけど、使いづらい」というラベルが貼られてしまいます。

私がヒアリングしたある社員は、こう言っていました。

「正直なところ、制度そのものより、“使ったときの印象”が怖いです。 評価が下がるとは言われていないけれど、“あの人はあまり頑張る気がない”と思われるんじゃないかと。」

“目に見えない空気”こそが、制度の最大の敵です。仕組みより、雰囲気の方が人の行動を強くコントロールしてしまうからです。

【よくある失敗】

• 制度説明の場には力を入れるが、「使った人をどう扱うか」のルールがない

• 評価・アサイン・昇進の場で、制度利用者に対する無意識のバイアスを放置している

【ここを変える】

• 「この制度を使ったことを理由に、評価や昇進で不利に扱わない」という方針を、公の場で明言する

• 実際に制度を使った人の「その後のキャリア」を社内で共有し、「使っても成長し続けているロールモデル」を見せる

• 上司向けに、制度利用者への声かけの“悪い例・良い例”を共有する

社内制度の活用を促す具体的な工夫

工夫1｜“ターゲット別のストーリー”で制度を伝え直す

制度一覧を一度つくったら、それで終わり——ではなく、伝え方をターゲット別に変えていきます。

【ターゲット別の切り口例】

• ライフステージ別：

  • 独身の20代

  • 子育て中の30〜40代

  • 親の介護が気になり始める40〜50代

• キャリア志向別：

  • キャリアアップ志向の人

  • ワークライフバランス重視の人

それぞれに対して、

• 「こんなときに使える」

• 「使ったことで、こう楽になった／こう挑戦できた」

というストーリーを書く。

以前、私が制度導入支援をした会社では、「半年に一度、制度活用ストーリーを社内向けに配信する」という取り組みをしました。

• 育児短時間勤務で働くマネージャーのケース

• 自己啓発制度で資格を取り、その後の異動につながったケース

いちばん反応があったのは、どれも“完璧な成功談”ではなく、

「最初は、周りにどう思われるか不安でした」 「実は、申請ボタンを押すまでに何度も画面を閉じかけました」

といった揺れや迷いが正直に書かれているエピソードでした。完璧なお手本よりも、リアルな葛藤の方が、読み手の背中を押してくれるものです。

【ポイント】

• 成功例だけでなく、「使うまでの葛藤」も含めて伝える

• 「こういう人にはこういう制度が合う」という“おすすめマッチング”の視点を入れる

• 一度に伝えようとせず、季節やイベントに合わせて分散発信する

工夫2｜「ワンクリック・ワンシート」で“とりあえずやってみる”を支える

制度利用の最大の敵は、「めんどうそう」という感覚です。

ここを越えてもらうために、

• 申請前に必要な情報は1画面にまとめる

• 手続きの流れは3ステップ以内で見せる

ことを意識します。

【具体案】

• 制度ごとにA4一枚の「かんたんガイド」を用意

  • 対象者

  • よくある利用シーン

  • 申請前に確認すること

  • 申請手順（3ステップ）

• イントラの制度ページに「30秒で概要」「3分で申請」の2段階導線をつくる

• よくある質問を「チャットボット」や簡単なQ&A形式で用意

現場のリーダー向けには、

「メンバーからこの制度について相談が来たとき、何を伝えればいいか」

をまとめた“上司用チートシート”を渡しておくと、現場のモヤモヤも減ります。

実は、ここまでやると、「制度の問い合わせが人事に集中する」状態から、「まずは上司に聞いてみよう」に変わっていきます。問い合わせの分散は、人事の負担軽減と、現場の自走の両方に効きます。

工夫3｜「使っても大丈夫」と背中を押す運用ルールとメッセージ

最後に効いてくるのが、「制度を使った人の扱い方」です。

• 評価面談のとき、制度利用期間のアウトプットをどう見るか

• プロジェクトのアサインで、制度利用者を“外しすぎない”工夫をどうするか

• 上司がメンバーに「使ったら？」と自然に言える環境をどうつくるか

ここは正直、きれいごとでは済みません。 制度利用によって、短期的にチームへの負荷が増える場面もある。

だからこそ、「制度を本当に推奨するなら、チーム単位でどうカバーするか」をセットで話し合っておく必要があります。

私が見た“うまく回っている現場”では、マネージャーがこんなふうに話していました。

「うちのチームでは、育児の送り迎えや通院など、生活の事情に合わせて制度を使うことを“前提”にしています。 その分、みんなでフォローし合うことも前提です。」

制度利用を“個人のわがまま”ではなく、“チームの前提条件”として語る。 これだけで、空気はかなり変わります。組織として「制度を使うことは普通のこと」と位置づけ直すことが、空気を作るうえで一番効果的です。

【やっておきたいこと】

• 評価・昇進の基準に、「制度利用の有無」を直接入れないことを明文化

• 制度利用者のキャリア事例を社内で共有し、「使っても成長できる」ロールモデルを育てる

• 上司向け研修で、「制度を“止める役”ではなく“活かす役”としてのスタンス」を扱う

よくある質問（FAQ）

Q1：制度の利用率は、どれくらいを目標にすべきですか？

A1：制度の種類にもよりますが、対象者の3割前後が“検討・相談”に乗る状態を一つの目安にすると、「あってよかった制度」と感じられやすくなります。利用率だけでなく、「相談率」も合わせて見ることで、より実態が見えてきます。

Q2：使われていない制度は、すぐにやめるべきでしょうか？

A2：すぐ廃止ではなく、「知られていないのか、使いにくいのか、ニーズがないのか」を切り分けるのが先です。そのうえで1〜2年テコ入れしても動かないなら見直し候補です。理由を見極めずに廃止すると、本当に必要な制度を失うリスクもあります。

Q3：制度を増やすより、既存制度の改善に集中した方がよいですか？

A3：多くの場合「新設」より「改善」の方が効果的です。まずは利用率の低い制度を3つ選び、伝え方・導線・空気づくりをセットで見直すのがおすすめです。新しい制度に飛びつく前に、いま手元にある“使われていない資産”を見直す方が、コストパフォーマンスも高くなります。

Q4：小さな会社でも、ここまでやる必要がありますか？

A4：制度の数が少ない分、1つの制度の影響は大きくなります。全部をやる必要はありませんが、「一番使ってほしい制度」だけでも、ストーリーと導線の見直しをすると効果が出やすいです。少人数の方が、口コミの広がりも早いという利点もあります。

Q5：上司が制度利用にネガティブな場合、どう働きかければ？

A5：いきなり価値観を変えようとせず、「チームの生産性や離職防止」という観点から制度の意味を共有し、上司自身にもメリットがある形（急な離職リスク低減など）で話すのが現実的です。上司の視点に立ったメリット提示が、変化への第一歩になります。

Q6：制度利用が偏っていて、一部の人だけが得をしているように見えます。

A6：対象条件や情報の届き方が偏っている可能性があります。説明会や社内報のテーマをずらし、普段届いていない層に向けた事例紹介を意識するとバランスが整いやすくなります。情報の届き方を意識的に多様化することで、利用層も自然と広がります。

Q7：制度を乱用される心配はありませんか？

A7：ルールと透明性があれば、極端な乱用は起きにくいものです。利用状況を定期的に見える化し、「明らかに偏りがある場合にだけ個別に対話する」スタンスが現実的です。多くの場合、心配されているほどの乱用は起きません。

Q8：評価との関係はどう設計するのがベストですか？

A8：制度利用期間のアウトプットを冷静に評価しつつ、「制度を使ったこと自体をマイナス要素にしない」ことが前提です。むしろ限られた時間で成果を出す工夫など、プラス面も評価対象にできます。評価との接続を明確にすることで、安心して制度を使える土壌が育ちます。

Q9：どの制度からてこ入れするのが効果的ですか？

A9：離職や健康に直結する制度（有給・両立支援・メンタルヘルス系）か、成長実感に直結する制度（自己啓発・キャリア支援系）から着手すると、組織全体への波及効果が大きくなります。インパクトが見えやすい領域から始める方が、社内の支持も得やすくなります。

まとめ

社内制度が利用されない背景には、「自分ごと化できない」「導線が複雑で面倒」「使うと損しそうな空気」という3つの見えないハードルがあります。

正直なところ、制度の“中身を増やす”だけでは、人の行動は変わりません。実は、「どんな人が、どんな場面で使うか」というストーリーと、「ワンクリック・ワンシート」の導線、「使っても大丈夫だと上司が保証する空気」をセットでつくることが、活用促進の近道です。

まずは、「一番使ってほしい制度」を1〜3つ決めて、ターゲット別の事例紹介・申請手続きの簡素化・上司向けのガイドとメッセージづくり、ここから小さく試してみてください。その一歩が、“使われない制度の山”から“社員が遠慮なく使える仕組み”への転換点になっていきます。

いまあなたの会社で一番気になっているのは、「どの制度をまずテコ入れすべきか」「導線や説明のどこを直すべきか」「上司の空気づくりをどう変えるか」のどれに一番近い感覚でしょうか？